总账系统中已经使用的科目设置辅助核算
文章导读:当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后,由于精细核算的需求,要启用辅助核算。如何设置?例:“其它应收款”科目期初余额100元,本期借方发生200元,凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要
当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后,由于精细核算的需求,要启用辅助核算。如何设置?
例:“其它应收款”科目期初余额100元,本期借方发生200元,凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。公司老板就想知道,哪个员工有多少差旅费没有归还。那么,这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。如何设置?
处理步骤:
图2-5 录入“其它应收款”的期初余额
图2-6 修改凭证的上辅助信息
不正确的步骤及现象:
引申:年度结转后,总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况,可以参照上述的修改方法。
例:年度结转后,总账和客户往来明细账对账不平是。错误报告中显示:应收账款科目总账250元,明细账200元。试算平衡,说明总账数据是正确的。很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。
修改步骤:
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例:“其它应收款”科目期初余额100元,本期借方发生200元,凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。公司老板就想知道,哪个员工有多少差旅费没有归还。那么,这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。如何设置?
处理步骤:
- 反记账,取消凭证审核和出纳签字;
- 进入总账期初余额中,把“其它应收款”的期初数100清空
- 在会计科目中,把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算(会提示:“此科目已使用,修改辅助核算可能会造成数据错误!是否继续?”,点击“确定”按钮);
- 期初余额界面,“其它应收款”科目显示为蓝色,
图2-5 录入“其它应收款”的期初余额
图2-6 修改凭证的上辅助信息
- 重新对凭证审核、出纳签字,记账。
不正确的步骤及现象:
- 反记账,取消凭证审核和出纳签字;
- 在会计科目中,把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算;(此时的现象:在期初余额界面,“其它应收款”科目显示为蓝色,表示辅助核算的科目,辅助核算的科目是不能直接修改期初余额的,所以“其它应收款”的期初余额100元无法删除。)
- 双击“其它应收款”的期初数,弹出个人往来期初录入界面,录入张三40元;李四60元。(此时的现象:退出个人往来期初录入界面,则“其它应收款”期初余额为200元。但明细记录中显示的是100元,这样就造成了“总账和个人往来辅助账对账不平”。)如图2-7所示:
引申:年度结转后,总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况,可以参照上述的修改方法。
例:年度结转后,总账和客户往来明细账对账不平是。错误报告中显示:应收账款科目总账250元,明细账200元。试算平衡,说明总账数据是正确的。很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。
修改步骤:
- 到会计科目中,把“应收账款”的客户往来辅助核算取消;
- 到总账期初余额界面,这时“应收账款”的期初数是可以修改的。修改为与明细记录合计一致(不管明细记录合计是否正确)。本例中修改为200元。
- 再到会计科目中,把“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算;
- 再到总账期初余额中,双击“应收账款”得期初数,参照上年末应收账款的客户往来明细记录,在这里补加记录,或者修改记录金额。使“应收账款”科目期初余额为250元。(还要保证试算平衡)。
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